Как правильно сотрудничать с самозанятым

Сотрудничать с самозанятыми выгодно и удобно, потому что это не требует уплаты НДФЛ и страховых взносов, и к тому же не влечет для заказчика никаких обязательств по предоставлению рабочего места и обеспечению безопасных условий труда. Расскажем, как сотрудничать с самозанятым, что учесть при составлении договора и как избежать возможных рисков.  

Кто такой самозанятый

Самозанятыми называются плательщики налога на профессиональный доход (НПД) – специалисты, работающие «на себя», не имеющие наемных сотрудников и выполняющие работы со сдельной оплатой. 

Самозанятыми могут быть физические лица и индивидуальные предприниматели. НПД привлекает их низкими ставками, отсутствием отчетности и страховых взносов, удобством расчета и оплаты через мобильное приложение или онлайн.

Список услуг, которые могут предоставлять самозанятые, имеет ограничения. В частности, самозанятым нельзя работать в интересах других лиц, заниматься перепродажей товаров и имущественных прав, предоставлением медиаторских, нотариальных, адвокатских услуг, оценкой и некоторыми другими специфическими видами деятельности.  

Может ли самозанятый работать по трудовому договору

Да, можно совмещать самозанятость и работу по трудовому договору. При этом с доходов на основной работе платятся НДФЛ и страховые взносы, а с деятельности в качестве самозанятого – только налог на профессиональный доход.  

Какие документы понадобятся самозанятому для работы с заказчиком

Чек. Самый важный документ в работе самозанятого – это чек. После выполнения работы самозанятый обязан выдать заказчику чек, который формируется в приложении или веб-кабинете «Мой налог». Чек является основанием для начисления налога на профессиональный доход, который рассчитывается автоматически. Заказчику достаточно чека в электронном виде, посланного по e-mail, при необходимости его можно распечатать. Получив чек, заказчик сможет учесть услуги самозанятого в качестве расходов, то есть уменьшить налогооблагаемую базу. 

Договор. Заказчики и самозанятые исполнители вправе сами решать, нужно ли им заключать договор, закон их не обязывает это делать. 

Акт выполненных работ. Если с самозанятым все-таки заключен договор, необходимо подписывать акты выполненных работ перед каждой оплатой. 

Важно контролировать, чтобы данные в чеке – наименование услуги и ее стоимость – совпадали с формулировками из договора и акта. 

Обязательно ли заключать договор с самозанятыми

Нет, договор заключается по желанию сторон. Основными аргументами в пользу заключения договора могут быть:

• необходимость четко зафиксировать обязанности и права заказчика и исполнителя, объем работ и сроки их выполнения,
• защита прав заказчика и исполнителя в суде в случае недобросовестного выполнения обязательств одной из сторон, 
• введение штрафных санкций за срыв сроков исполнения заказов или несвоевременное предоставление чеков самозанятым.

Когда договор с самозанятым может быть устным

Согласно ст. 159 ГК РФ, устно можно заключать любые договоры, для которых закон не требует письменной или нотариальной формы. Однако, в случае устного соглашения будет сложно отстоять свои права, если заказчик или исполнитель поведут себя непорядочно. Поэтому разумно все-таки заключать с самозанятыми письменный договор. 

Какой договор подходит для работы с самозанятым

Договор ГПХ. Работать с самозанятым можно по договору гражданско-правового характера, например, договору об оказании услуг, подряда, авторского заказа или хранения. Строго обязательной формы такого договора для самозанятых закон не устанавливает.  

Допускается и заключение договоров смешанного типа, то есть содержащих признаки разных договоров. К примеру, если на первом этапе работ самозанятый обязуется создать сайт для заказчика, а потом оказывать услуги по технической поддержке и наполнению этого сайта. Такое соглашение имеет признаки договора возмездного оказания услуг и договора подряда. 

Можно заключать договор ГПХ не только на разовую услугу, но и на длительное сотрудничество, в таком случае следует указать в нем, какие работы, в каком объеме и в какие сроки самозанятый будет выполнять для заказчика.

Оферта. Если заказчику нужно сотрудничать с несколькими или многими самозанятыми, удобно будет не заключать договор с каждым из них, а воспользоваться офертой, то есть предложением о сотрудничестве на конкретных условиях. Для этого достаточно опубликовать условия сотрудничества, а самозанятые могут их принять, совершив определенное действие. Например, цифровой сервис по поиску подработки Ventra Go! опубликовал на сайте оферту для самозанятых исполнителей, и факт регистрации в приложении является подтверждением принятия этой оферты каждым из них. 

Может ли договор с самозанятым заменить трудовой договор 

Нет, это запрещено законом. Если налоговая инспекция увидит в договоре с самозанятым признаки трудовых отношений, она начислит работодателю штрафы и пени за несданную отчетность и взыщет с него все неуплаченные суммы НДФЛ и страховых взносов. Также работодателю грозит штраф до 100 000 рублей по результатам проверки трудовой инспекцией.  

Чтобы исключить эти риски, в тексте договора не должно быть указаний на трудовые отношения. 

Отличия трудового договора от договора с самозанятым

Как составить договор с самозанятым: нюансы

Наименование сторон. В договоре обязательно нужно указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход. 

Порядок расчетов. Можно зафиксировать способ оплаты услуг – наличными, переводом на банковскую карту, безналичным платежом, почтовым переводом. 

Обязанность самозанятого предоставить чек после каждой оплаты также нужно прописать в договоре, причем указать сроки выдачи чека и ответственность за его несвоевременное предоставление. Например, формулировка может быть такой: «Исполнитель обязуется выслать заказчику чек в электронном виде в течение 5 рабочих дней после получения оплаты. Если чек не выдан в установленный срок, исполнитель обязан заплатить штраф в размере 30% стоимости заказа в срок до 7 рабочих дней». 

Порядок сдачи и приемки работ. Чем более четко описаны ожидаемые результаты работ, тем меньше вероятность конфликтных ситуаций и споров. Порядок сдачи работ – сроки, объемы и прочее – тоже нужно описать детально. Заказчик обязан своевременно принять работы, а подтверждением того, что стороны не имеют друг к другу претензий, является акт выполненных работ. 

Что еще нужно учесть в договоре. В разделе «Ответственность сторон» стоит прописать, что если исполнитель не уведомит заказчика о снятии с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход, исполнитель обязан заплатить штраф (например, в размере 50% от суммы заказа). 

Договор может быть срочным (на год, месяц и т.д.) и бессрочным. Порядок его расторжения в одностороннем порядке или по соглашению сторон тоже нужно зафиксировать, а также предусмотреть компенсацию понесенных расходов одной стороне при расторжении по инициативе другой стороны.   

Как составить приложение к договору с самозанятым

Если составить договор с общими формулировками, например, «оказание услуг по ремонту помещений», потребуется конкретизировать эти услуги в одном или нескольких приложениях к договору. 

Приложение к договору с самозанятым составляется в произвольной форме, точно так же, как и к договору с любым другим контрагентом. Необходимо указать, что оно является неотъемлемой частью договора (укажите номер договора и дату его заключения) и четко прописать обязанности и права сторон, а также условия и сроки оплаты. 

Как подписать договор с самозанятым удаленно

Самый очевидный вариант – подписать договор в бумажном виде и обменяться экземплярами по почте или с помощью курьерской доставки. Это наиболее простой и традиционный способ получить оригинал документа с собственноручной подписью самозанятого. 

Тем не менее, есть и другие варианты. Например, использование квалифицированной электронной цифровой подписи – она имеет юридическую силу наравне с подписью.  

Согласно Гражданскому кодексу (ст. 160, ст. 434), письменный договор можно заключать в любой форме, в том числе и по электронной почте, главное, чтобы соблюдались два условия:

• договор можно воспроизвести в неизменном виде (например, распечатать без возможности внесения изменений), 
• есть возможность достоверно определить, кто именно подписал договор.   

Если заключить договор, обмениваясь pdf-файлом, сканами подписанного документа или просто письмами по электронной почте, то в тексте должно быть указано, что стороны договорились считать такой документ имеющим юридическую силу, а способом однозначной идентификации подписанта является его адрес электронной почты (в тексте его надо указать).

Какие документы самозанятый предоставляет после оказания услуг по договору

Самозанятый обязан предоставить заказчику чек непосредственно в день получения оплаты за свои услуги. Если оплата производится безналичным платежом, чек выдается не позднее 9 числа следующего месяца. Чтобы сократить срок ожидания чека, можно прописать в договоре более короткий интервал, например, 3 или 5 рабочих дней после получения оплаты. 

Еще раз отметим, что перед каждым перечислением денег важно проверить, является ли исполнитель самозанятым на дату оплаты:

• запросить у него справку о статусе из приложения или веб-кабинета «Мой налог»,
• воспользоваться сервисом ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход».

Акт выполненных работ важен для учета расходов заказчика в налоговой. Кроме того, акты могут понадобиться в спорных ситуациях, когда кому-либо из сторон потребуется отстоять свои права, в том числе и в суде.

Нужно ли перезаключать договор, если исполнитель меняет налоговый режим на НПД

Здесь есть нюансы в зависимости от того, с кем работать – физическим лицом или индивидуальным предпринимателем. 

Договор с самозанятым – физлицом

Договор с физическим лицом обычно фиксирует обязательства заказчика оплачивать НДФЛ и страховые взносы за исполнителя. При переходе на специальный налоговый режим нужно заключить новый договор, в котором указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход. Следует также внести в договор пункт об обязанности самозанятого предоставлять чеки и предусмотреть ответственность за несвоевременную выдачу чеков, например, штраф. 

Кроме этого, в числе обязанностей исполнителя нужно указать заблаговременное информирование заказчика об утрате статуса плательщика НПД. Если контрагент не предупредит о том, что больше не является самозанятым, заказчику придется взять на себя расчет и уплату НДФЛ.  

Договор с самозанятым – ИП

При переходе индивидуального предпринимателя на НПД нужно выяснить, не меняются ли условия оплаты, например, на прежнем налоговом режиме ИП мог платить НДС. Если все условия остаются неизменными, можно и не заключать новый договор, хотя было бы разумным все-таки подстраховаться и внести в него пункт о сроках выдачи чеков и ответственности исполнителя за просрочку. 

Что делать заказчику, если самозанятый потеряет свой статус

Утрата статуса плательщика НПД требует пересмотра условий сотрудничества, в первую очередь, стоимости услуг:

• Если ИП переходит не на упрощенную систему налогообложения, а на другой налоговый режим, возможно, в стоимость услуг будет включен НДС. 
• Если физлицо перестает быть самозанятым, заказчик должен платить за него НДФЛ и страховые взносы, а также подавать в налоговую соответствующую отчетность. В таком случае возрастает не только финансовая, но и административная нагрузка на заказчика.

Чтобы избежать этих рисков, можно самостоятельно проверять статус исполнителя на сайте налоговой через бесплатный сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход». Делать это надо непосредственно перед каждой выплатой. 

Что делать, если самозанятый аннулирует чек

В приложении и веб-кабинете «Мой налог» есть функция аннулирования чека. Она предусмотрена для того, чтобы заменить чек с опечатками или ошибками, либо вернуть деньги заказчику. 

Если самозанятый по какой-либо причине аннулировал чек, не известил об этом заказчика и не выслал ему новый чек, то заказчику ничего делать не нужно. Достаточно старого чека. 

Как работать с самозанятым по договору: самое важное коротко

• Безопаснее и надежнее работать по договору, предпочтителен договор ГПХ в письменной форме.
• Учитывайте ограничения по видам деятельности для самозанятых.
• Не используйте в договоре формулировки, указывающие на трудовые отношения.
• Включите в договор пункты об обязательной выдаче чеков в установленные сроки и о штрафах за задержку.
• Укажите в числе обязанностей исполнителя информирование об утрате статуса плательщика НПД.
• Проверяйте актуальность статуса самозанятого перед заключением договора и каждой оплатой.
• Желательно обменяться оригинальными экземплярами договора, но если это невозможно, предусмотрите в договоре способ дистанционного подписания.