Как контролировать временных работников: сложности и решения

За время кризиса, вызванного пандемией, многие компании успели перейти на гибкие схемы сотрудничества с персоналом. Для офисов это, прежде всего, частично удаленная или полностью дистанционная работа – революционное явление для российского рынка труда, которое оказалось вполне жизнеспособным. В ритейле, на производстве или в сфере услуг своя специфика, и там более востребованы комбинации разных форм занятости. Рациональное распределение задач между штатными специалистами и временными исполнителями позволяет оптимизировать рабочие процессы и сократить совокупные расходы на персонал. Экономические выгоды аутсорсинга персонала очевидны, но иногда возникают организационные сложности. Основная проблема – необходимость контролировать временных работников. 

Предположим, у вас крупный складской комплекс, где целесообразно использовать аутсорсеров на позиции «комплектовщик грузов». Вы заключаете договор с агентством, которое обязуется направлять на ваш объект какое-то количество исполнителей ежедневно. В теории все ясно и просто, но на практике вы почти наверняка столкнетесь с неявкой части работников или некоторыми злоупотреблениями с их стороны. Почему это происходит? Самые распространенные причины таковы:

- люди не могут вовремя добраться до места работы – даже при наличии навигатора и инструкций от работодателя, исполнители часто не могут найти объекты, особенно расположенные в промзоне;

- для временного сотрудника, который по какой-то причине не явился на задание, велико искушение все-таки отметиться в агентстве, что вышел и приступил к работе (авось не заметят его отсутствие, и такое бывает);

- не все исполнители аккуратно предоставляют документы, при большом потоке агентство иногда не успевает верифицировать их должным образом, и в итоге служба безопасности заказчика не пропускает аутсорсеров на место работы. 

Далеко не всегда заказчик может проверить явку временных сотрудников, но и когда такая возможность есть, увы, толка от этого будет немного. Позвоните неявившемуся работнику – почти наверняка он не возьмет трубку или будет недоступен. Более того, даже если вы оперативно сообщите в агентство о неявке аутсорсеров, вероятность быстрой замены очень мала – даже на объектах с удобной локацией, не говоря уже о тех, до которых сложно добраться общественным транспортом.

Однако, всех этих проблем можно избежать благодаря цифровым платформам по аутсорсингу персонала. Цифровизация этой сферы позволила вывести качество услуг на новый уровень: заказчик в реальном времени может контролировать исполнение своей заявки на персонал, а при возникновении проблем он получит максимально оперативное решение. Например, сервис Ventra Go! в своем мобильном приложении предоставляет клиентам сразу несколько инструментов для контроля за аутсорсерами:

- геолокация и карты – вы всегда видите, где находятся исполнители;

- онлайн-чаты для быстрой связи с сотрудником, к примеру, в случае неявки или форс-мажора;

- опция фотоотчета для подтверждения начала работы;

- информационная поддержка аутсорсеров – возможность отправить контакты менеджера или куратора для помощи с навигацией или другими вопросами. 

Ventra Go! применяет многоступенчатую систему проверки исполнителей. В числе прочего, верифицируются паспортные данные и сведения о статусе самозанятого. Поскольку на платформе могут регистрироваться только граждане РФ, проверка максимально автоматизирована за счет интеграции с соответствующими государственными сервисами, что исключает риск ошибок. Кстати, сегодня в базе Ventra Go! зарегистрировано уже более 33 000 проверенных сотрудников, причем кроме подлинности документов у каждого подтверждены еще и опыт и квалификация. Если же ваша корпоративная политика безопасности предполагает предоставление дополнительных документов, вы можете быстро запросить и получить их в онлайн-чате. 

Приложение Ventra Go! автоматически фиксирует отработанное исполнителем время. Приступая к работе, сотрудник нажимает кнопку «Начать задание», по окончании смены – кнопку «Завершил».  Но если он делал перерыв на обед или уходил с рабочего места по другой причине, вы можете оспорить количество отработанных часов. Для этого в клиентском интерфейсе приложения есть кнопка «Изменить».  

Как видите, цифровые сервисы по аутсорсингу персонала делают процесс привлечения временных работников гораздо более удобным и прозрачным для заказчика. Эти платформы особенно востребованы при регулярной потребности в исполнителях массовых специальностей, поскольку традиционные оффлайн-агентства не могут обеспечить такой уровень контроля и оперативного взаимодействия с аутсорсерами.